Datenschutzhinweise für Vortragende
Hinweise für die Verarbeitung von Video-/Fotoaufnahmen sowie weiteren personenbezogenen Daten der:des Vortragenden
Alle personenbezogenen Daten werden vom ZKM nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) und des Landesdatenschutzgesetzes Baden-Württemberg (LDSG) verarbeitet.
Es kann vorkommen, dass wir Ihnen in anderen Situationen der Kontaktaufnahme bzw. Datenverarbeitung weitere Datenschutzhinweise zur Verfügung stellen, die Sie ggf. ebenfalls zur Kenntnis nehmen sollten.
1. Name und Kontaktdaten der:des Verantwortlichen sowie der:des Datenschutzbeauftragten
ZKM | Zentrum für Kunst und Medien, Stiftung des öffentlichen Rechts, Lorenzstraße 19, 76135 Karlsruhe, Deutschland („wir“ oder „ZKM“), Tel: +49 (0) 721/8100-0, Fax: +49 (0) 721/8100-1139, E-Mail: info@zkm.de, Internet: zkm.de
Unsere Datenschutzbeauftragte ist erreichbar per E-Mail unter datenschutz@zkm.de oder der Postadresse: Datenschutzbeauftragte:r des ZKM, c/o V-Formation GmbH, Stephanienstr. 18, 76133 Karlsruhe.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Im Zusammenhang mit der Verwertung der von Ihnen eingeräumten Rechte ist regelmäßig die Verarbeitung und Veröffentlichung Ihrer personenbezogenen Daten, z.B. der Video-/ Fotoaufnahmen Ihrer Person, die im Rahmen des in der Rechteeinräumung (Einverständniserklärung) beschriebenen Anlasses bzw. der Veranstaltung entstanden sind, sowie Ihres Namens erforderlich. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b) DSGVO (Erforderlichkeit für Vertragserfüllung) soweit die Verarbeitung im Rahmen von vertraglichen- oder vorvertraglichen Beziehungen erfolgt. Soweit keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser berechtigtes Interesse an der effektiven Durchführung der Veranstaltung auch im Rahmen kostenloser (Bildungs-)Angebote.
Bei der Verarbeitung und Veröffentlichung Ihrer personenbezogenen Daten werden Ihre berechtigten Interessen, insbesondere Ihre Persönlichkeitsrechte, vom ZKM in angemessener Weise berücksichtigt. Dem Fertigen von Video-/Fotoaufnahmen stehen auch sich daraus möglicherweise ergebende Hinweise auf Ihre ethnische Herkunft, Religion oder Gesundheit (z.B. Hautfarbe, Kopfbedeckung, Brille) nicht generell entgegen. Wir verarbeiten die Fotoaufnahmen jedoch keinesfalls, um entsprechende Hinweise zu erlangen. Insbesondere werden diese von uns nicht automatisiert auf solche Hinweise durchsucht.
Das ZKM weist darauf hin, dass die Videos/Fotos bei der Veröffentlichung im Internet weltweit abrufbar sind und mit Suchmaschinen gefunden werden können. Eine Weiterverwendung dieser Videos/Fotos durch Dritte, auf welche das ZKM keinen Einfluss hat, kann daher nicht ausgeschlossen werden.
Im Falle des Livestreamings der Veranstaltung nutzen wir das Tool „Zoom“. In diesem Fall wird die Veranstaltung mittels eines „Zoom-Meeting“ live im Internet übertragen.
Soweit Sie die Webseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Webseite von „Zoom“ finden.
3. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten und Umfang der Verarbeitung durch „Zoom“
Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Zoom-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten können verarbeitet werden:
Angaben zum:r Benutzer:in: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional).
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer:innen-IP-Adressen, Geräte- /Hardware-Informationen.
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Zoom-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Zoom-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des „Zoom-Meetings“ die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Zoom-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Wenn wir „Zoom-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit erforderlich – Ihre Zustimmung einholen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines „Zoom-Meetings“ erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Bedarfsfall können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von „Zoom-Meetings“ auch die gestellten Fragen von Teilnehmenden verarbeiten. Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer:in registriert sind, dann können Berichte über „Zoom-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
4. Empfänger:innen und Datenverarbeitung in Drittländern
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Dritte weiter, wenn dies zur Durchführung unserer vertraglichen Beziehung erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt. Externe Empfänger:innen können insbesondere Dienstleister (z.B. Hosting-Provider oder Video-/ Fotostudios) sein. Solche Auftragsverarbeitende werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft. Sie dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken und nach unseren Weisungen auf Grundlage einer Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO verwenden.
Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
Findet eine Datenübermittlung an Stellen statt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gelegen ist, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder Ihre Einwilligung in die Datenübermittlung vorliegt.
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Hinsichtlich „Zoom“ ist ein angemessenes Datenschutzniveau zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere „Zoom“-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Zoom-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.
Bitte kontaktieren Sie uns unter datenschutz@zkm.de, um ein Exemplar der konkreten Garantien für die Weitergabe Ihrer Daten in Drittländer zu erhalten.
5. Veröffentlichung in sozialen Netzwerken
Bei der Veröffentlichung z.B. der Video-/ Fotoaufnahmen Ihrer Person und/oder Ihren weiteren Angaben auf den Kanälen des ZKM in sozialen Netzwerken kann eine Übermittlung der Daten in ein Land außerhalb von EU/EWR, insbesondere in die USA, erfolgen. Etwaige Datentransfers in die USA unterliegen den mit dem jeweiligen Anbieter des sozialen Netzwerks bzw. mit der entsprechenden Muttergesellschaft abgeschlossenen EU-Standardvertragsklauseln.
Wir haben grundsätzlich keinen Einfluss auf die Verwendung Ihrer Daten durch diese sozialen Netzwerke. In welchem Umfang, an welchem Ort und für welche Dauer die Daten gespeichert werden, inwieweit diese bestehenden Löschpflichten nachkommen, welche Auswertungen und Verknüpfungen mit den Daten vorgenommen werden und an wen die Daten weitergegeben werden, ist für uns weder erkennbar noch beeinflussbar. Informationen zu den Anbietern der von uns verwendeten sozialen Netzwerke und zur Datenverarbeitung durch diese können Sie den nachfolgenden Angaben entnehmen:
- Facebook wird betrieben von Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland; Datenrichtlinie von Facebook: de-de.facebook.com/privacy/explanation;
- Instagram wird betrieben von Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland; Instagram-Datenschutzrichtlinie: https://help.instagram.com/519522125107875 sowie Datenschutzrichtlinie von Facebook: de-de.facebook.com/privacy/explanation;
- Twitter wird betrieben von Twitter International Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, D02 AX07, Irland, Datenschutzrichtlinie von Twitter: twitter.com/de/privacy;
- YouTube wird betrieben von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Datenschutzerklärung von Google, die auch YouTube umfasst: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy;
- „Zoom" wird betrieben von der Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113 USA; „Zoom“ Privacy Statement: https://zoom.us/privacy.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch unsere ergänzenden Datenschutzhinweise zu unseren jeweiligen Kanälen bzw. Fanseiten in den vorgenannten sozialen Netzwerken.
6. Speicherdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, d.h. vorliegend solange die vertragliche Nutzungsrechtseinräumung gültig ist. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind.
7. Ihre Rechte als betroffene Person
Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte zur Verfügung, insbesondere ein Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) sowie Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Ferner haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Nicht zuletzt steht Ihnen ein Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) zu. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI), erreichbar unter Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, Telefon +49 (0)711 615541-0, Telefax +49 (0)711 615541-15, E-Mail poststelle@lfdi.bwl.de, Internet: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de Wenden Sie sich zur Ausübung der vorgenannten Rechte bitte an datenschutz@zkm.de oder postalisch an die oben in Abschnitt 1 angegebene Anschrift.
8. Änderung der Datenschutzhinweise
Von Zeit zu Zeit kann es erforderlich werden, den Inhalt der vorliegenden Datenschutzhinweise anzupassen. Wir behalten uns daher vor, diese jederzeit zu ändern. Die aktuelle Version der Datenschutzhinweise können Sie immer auf dieser Seite abrufen. Unsere weiteren Datenschutzhinweise finden Sie hier:
Datenschutzhinweise ZKM
Stand: Dezember 2021